Komunikacja, przepływ informacji

i organizacja Wydziału

Komunikacja i przepływ informacji na Wydziale

Efektywny kontakt Dziekana z pracownikami WNE

  • W ciągu pierwszych czterech miesięcy kadencji planuję zaprosić na spotkanie każdego pracownika. Celem rozmowy będzie poznanie jej/jego indywidualnej sytuacji zawodowej oraz potrzeb związanych z rozwojem kariery.
  • Dwa razy w miesiącu planuję rozsyłać skierowany do pracowników Newsletter Dziekana. Zawierać będzie m.in. syntetyczne informacje o najważniejszych działaniach, osiągnięciach WNE, zmianach regulacji z punktu widzenia pracownika, zaproszenia do dyskusji. Newsletter będzie trafiał do wszystkich członków wspólnoty wydziałowej, nie tylko do członków Rady Wydziału.
  • Moje drzwi będą zawsze otwarte dla pracowników i studentów chcących podzielić swoimi problemami.

"(...) będę dbać o kulturę dyskusji dot. spraw ważnych dla wspólnoty, poprzez przyjęcie zasady, że nikt nie ma monopolu na wiedzę i rację. Planuję organizację regularnych dyskusji dot. najważniejszych spraw WNE"

Kultura dyskusji dot. spraw ważnych dla wspólnoty, czyli nikt nie ma monopolu na wiedzę i racje

  • Planuję organizację regularnych dyskusji dot. najważniejszych spraw WNE. Na ten moment wiem, że tematami wymagającymi takiej dyskusji są:
  • doświadczenia i postulaty w obszarze obsługi badań,
  • wnioski dot. organizacji procesu dydaktyki z okresu pandemii,
  • system oceny aktywności dydaktycznej pracowników (we współpracy z Rada Dydaktyczną).

Dalsza poprawa jakości komunikacji zewnętrznej

  • Zamierzam poprawić funkcjonalność strony internetowej WNE (nowoczesny design i nowoczesne funkcjonalności, w szczególności dedykowana wersja strony na urządzenia mobilne).
  • Postuluję bardziej aktywną promocję wyników badań pracowników WNE i projektów eksperckich.
  • Chciałabym, aby Biuro Promocji opracowało standardowe opisy Wydziału i UW, w formie tekstu i prezentacji do wykorzystania przy wnioskach grantowych, prezentacjach oraz nowoczesny szablon do prezentacji multimedialnych.
  • Zamierzam zapewnić spójność wizualną służbowych stron www (profesjonalny wizerunek pracowników).

Wprowadzenie komunikacji wewnętrznej na WNE w XXI wiek

  • Chciałabym wykorzystać nowoczesne technologie (np. MsTeams lub intranet) do stworzenia nowego, bardziej efektywnego wewnętrznego systemu przepływu informacji o wydarzeniach, zaproszeniach, konkursach etc. W szczególności byłby dostęp do wspólnego kalendarza zawierającego różne warstwy typów zdarzeń, możliwość ustawienia przypomnień etc.

„Instrukcja obsługi WNE” dla pracownika i doktoranta (w wersji elektronicznej)

  • Zawierałaby najważniejsze kontakty, opis procedur przydatnych dla pracownika, a także informacje o dostępnych zasobach i finansowaniu, także na poziomie centrali UW, takie jak zajęcia sportowe, ofertę socjalną etc.
  • Instrukcja wskazywałaby też, jakiego wsparcia pracownik naukowy może oczekiwać od sekcji badań, promocji i innych.
  • Będzie także zawierała formularz, dzięki któremu pracownik czy doktorant będzie mógł zadać pytanie, jak efektywnie załatwić konkretną sprawę.

Organizacja Wydziału

Nowa rola katedr i kierowników katedr

  • Czynnikiem wyróżniającym katedry powinna być trwała wspólnota obszaru prowadzonych badań (zakres tematyczne, metodologiczny) i aktywności naukowej (projekty, seminaria, konferencje).
  • Kwestią wymagającą dyskusji z współpracy z Radą Dydaktyczną i KJD jest odpowiedzialność katedr za prowadzenie dydaktyki. W mojej opinii Katedry mogłyby zachować powiązanie z dydaktyką, w szczególności w odniesieniu do studiów II stopnia (włączanie studentów do badań).
  • Chciałabym, aby kierownicy Katedr stanowili pośredni szczebel zarządzania WNE i byli silnie włączeni w procesy informowania, komunikacji oraz decyzyjne.
  • Szczególną rolą kierownika Katedry mogłoby być pełnienie funkcji mentora dla młodszych pracowników.
  • Konieczne jest przeprowadzenie dyskusji na temat optymalnej struktury katedralnej WNE i zaproponowanie ewentualnych zmian w tym zakresie.

"W ciągu pierwszych czterech miesięcy kadencji planuję zaprosić na spotkanie każdego pracownika. Celem rozmowy będzie poznanie jej/jego indywidualnej sytuacji zawodowej oraz potrzeb związanych z rozwojem kariery."

Ośrodki badawcze

  • Obok katedr, Wydział powinien oferować realne wsparcie dla grup badawczych – istniejących i tworzonych (wsparcie przyjazdów gości z zagranicy, seminariów, występowania o granty).
  • W szczególności chciałabym wspierać tworzenie i działalność ośrodków badawczych, łączących naukowców z różnych katedr, a także osoby spoza WNE, w szczególności prowadzące badania o charakterze interdyscyplinarnym.

Nowe zadania Biura Promocji

  • Należy poważnie rozważyć oddzielenie biura obsługi rekrutacji i promocji.
  • Nowe Biuro Promocji zyskałoby kilka nowych zadań:
  • aktywna działalność w zakresie rekrutacji pracowników i promowania podejmowania studiów doktorskich u promotorów z WNE,
  • obsługa techniczna i administracyjna konferencji i seminariów,
  • upowszechnianie wyników badań naukowych, projektów eksperckich, w tym wsparcie pracowników w tym zakresie,
  • wewnętrzny przepływ informacji (promocja wewnętrzna).

Efektywne procesy obsługi administracyjnej

  • Zamierzam przeprowadzić profesjonalny audyt procesów wsparcia działalności merytorycznej (naukowej i dydaktycznej) prowadzanej na WNE.
  • Chcę wykorzystać przy tym metody zarządzania procesowego i skorzystać z pomocy profesjonalistów w tym zakresie w celu jasnego określenia kompetencji i odpowiedzialności przypisanych poszczególnym stanowiskom (wzrost efektywności, zmniejszenie ryzyk związanych z rotacją czy chorobą pracowników).
  • Chciałabym tam, gdzie jest to możliwe, zmniejszyć obciążenie pracowników naukowych czynnościami administracyjnymi i technicznymi (zasada przewagi komparatywnej).
  • Za kluczowe i niezbędne uważam udzielenie pracownikom administracji wszelkiego wsparcia, zwłaszcza w okresie przejściowym związanym ze zmianami procesów administracyjnych na Wydziale.

"Chcę wykorzystać przy tym metody zarządzania procesowego i skorzystać z pomocy profesjonalistów w tym zakresie w celu jasnego określenia kompetencji i odpowiedzialności przypisanych poszczególnym stanowiskom"

Poprawa warunków fizycznych pracy naukowej

  • Planuję przeprowadzenie badania wśród pracowników naukowych, administracyjnych oraz wśród studentów na temat potrzeb związanych z organizacją przestrzeni na WNE, dostępem do infrastruktury. Wyniki takiego badania posłużą do współpracy z projektantami nowego budynku WNE.
  • Zamierzam opracować przejrzyste zasady alokacji przestrzeni do pracy, wraz z regułami okresowej weryfikacji tej alokacji.
  • Planuję dalsze starania o poprawę warunków lokalowych, w szczególności o stworzenie większej liczby miejsc do pracy naukowej, zwłaszcza dla zespołów badawczych. Chciałabym zbadać realne możliwości okresowego pozyskiwania przestrzeni do pracy poza WNE (ale w bezpośrednim sąsiedztwie).
  • Chciałabym przeprowadzić konsultacje na temat zasadności i możliwości wprowadzenia „przerwy lunchowej” w planie zajęć.

Gabriela Grotkowska, 2020